Während die elektronische Akte in den niedersächsischen Landes- und Kommunalbehörden noch Zukunftsmusik ist, gehört die Papiermappe auf den Schreibtischen von Arbeitsagenturen, Familienkassen und Jobcentern demnächst weitgehend der Vergangenheit an. In diesen Wochen sollen die letzten Jobcenter auf die sogenannte „E-Akte“ umgestellt werden. Im Juni ist damit ein Prozess beendet, der mit einem Pilotprojekt im Jahr 2011 begonnen hatte und die Arbeit effektiver machen sollte. In Niedersachsen sind 15 Arbeitsagenturen, 29 Jobcenter und eine Familienkasse mit an Bord. Mit der Einführung der E-Akte habe man die Abläufe in der Agentur für Arbeit von Grund auf modernisiert, sagt Bärbel Höltzen-Schoh, Chefin der Regionaldirektion Niedersachsen-Bremen, dem Politikjournal Rundblick. „Die Umstellung war zwar eine enorme technische, rechtliche und organisatorische Herausforderung. Aber sie hat sich gelohnt.“

Großer Fortschritt für Vereinbarkeit zwischen Familie und Beruf

Die Arbeitsagenturen sehen zahlreiche Vorteile durch die Einführung der elektronischen Akte. So könnten die Dokumente nun unabhängig von Zeit und Ort bearbeitet werden. Urlaubs- und Krankheitsvertretungen ließen sich besser organisieren und auch das Home-Office sei mit einem Dienst-Notebook nun viel leichter möglich. Dies wird auch als großer Fortschritt für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf gesehen. Für die Kunden gebe es den Vorteil, dass schneller Auskünfte erteilt werden könnten. Die Akten seien umgehend und völlig unabhängig vom Standort verfügbar. Auch der Datenschutz lasse sich durch eindeutige Zugriffsregelungen leichter steuern als vorher. Die Kunden sollten künftig mehr Online-Möglichkeiten bekommen, sagte Höltzen-Schoh. Sie könnten dann zum Beispiel online Termine vereinbaren oder Anträge stellen. Zudem könnten die Kunden auch mit Agenturmitarbeitern chatten oder skypen, erklärte die Chefin der niedersächsischen Regionaldirektion.

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Die E-Akte führt dazu, dass alle Schriftstücke vollständig digitalisiert werden müssen. Das gilt auch für die eingehende Post. Sie wird teilweise in den Agenturen und Jobcentern vorsortiert. Der Großteil wird allerdings in bundesweit fünf sogenannten Scanzentren eingescannt und dann verteilt. Das übernimmt die Deutsche Post als externer Dienstleister. Die Dokumente landen so in der entsprechenden Akte. Die Datenschutzbedingungen würden bei diesem Prozess streng eingehalten, versichert die Arbeitsagentur. Möglich macht das ganze Verfahren ein System der IT-Firma IBM. Während bei der Arbeitsagentur schon digital gelesen wird, macht sich das Land erst auf den Weg. Erst im Jahr 2026 sollen die Landes- und Kommunalbehörden jede neue Akte elektronisch führen. Das geht aus dem Gesetzentwurf zur Förderung der digitalen Verwaltung hervor. Dabei soll es aber auch eine Reihe von Ausnahmen geben. Dazu zählen die Nord/LB, Kranken- und Rentenversicherungen, NDR und Landesmedienanstalt, Schulen und Landesbildungszentren. Geringere Auflagen soll es unter anderem geben für Justiz- und Finanzbehörden geben. Das könnte einem Plan der Arbeitsagentur entgegenstehen. „Perspektivisch wollen wir auch die Kommunikation mit der Justiz digitalisieren“, sagt Höltzen-Schoh.